短期滞在ビザ申請において、まず日本側で招へい理由書等を用意しなければなりません。日本側の書類が揃ったらEMS等でお相手の外国人へ発送して、受け取った外国人が、それらの書類をもとにビザ申請書を記入することとなります。
それでは、日本人が記入して作成する書類の説明を致します。
招へい理由書
招へい理由書の書き方
招へい理由書（記入例） 招へい理由書は、基本的にすべて日本語での記入となります。ただ、ビザ申請人は外国人なのでビザ申請人の氏名だけはパスポートから英字で記入します。
また、招へいの目的と招へいの経緯については、記入欄が小さいので、別紙で表すことをお勧め致します。外国人を日本に招へいするということは、それなりの理由がないと認められない場合がありますから。
要するに審査する人が、「なるほど！こんな理由なら日本に来ないとね。。。」と思うように、審査する側の立場で記入することが大事でしょう！！
招へい理由書の別紙 書き方
招へい理由書の別紙に決まったフォーマットはありませんので、自分の書き方で、許可してもらえるように正直に書きます。
１．タイトル・作成日・氏名
タイトルは、「招へい理由書」の招へい目的と招へい経緯のところに別紙参照の旨を記載して、それと整合のとれるタイトルを書いて下さい。
例えば、「招へい理由書の別紙（招へい目的・経緯）」とか。
２．招待の目的・理由
来日してから何をするのか、何のために招待するのかを明記します。
・婚約者として家族に紹介
・日本の結婚手続き
・観光旅行
・育児の手伝い（親族訪問）
・出産前後のお世話（親族訪問）
いろいろ目的はあるかと思いますが、ここも重要な項目ですので、丁寧に説明を記入ことをお勧めします。例えば、上記 日本の結婚手続きについては、以下のように記入すると親切です。
例）前回XXXX年XX月の知人訪問で自分の家族に会ってもらい、招へい人と家族の親睦と絆を深めることができて、この度日本での結婚手続きを＊＊市役所で行うべくXXXX年XX月XX日～XXXX年XX月XX日までを予定に来日致します。
３．招へいの経緯
・招へい人の名前記入
・申請人の名前記入
・申請人が招へい人と、これまでにどういう過程を経て（出会いから）親睦を深めてきたのかを事実のみ記入します。審査員が納得するように丁寧に説明することが望まれます。
滞在予定表
滞在予定表滞在予定表は、ビザ申請人と日本でどう過ごすのかを予定表として提出します。あくまでも予定なので、予定通りの行動をしないと罰せられるということもないと思います。ただ、どのように過ごすのか判っている範囲内で正直に記入して下さい。
身元保証書
身元保証書（記入例） 身元保証書は、短期滞在ビザで来日した際、ビザ申請人の身元を保証する人物は誰なのかを明らかにした書類のことです。
招へい人と身元保証人は別々ですが、国際結婚を前提として考えるのであれば、招へい人と身元保証人は同一人物となることが一般的かと思われます。
その他書類
・戸籍謄本（親族訪問の場合）
・身元保証人による渡航費用思弁能力の証明（次の3種類の書類いづれか1点以上）
－課税（所得）証明書（市区町村役場発行）又は納税証明書（税務署発行）
－確定申告書控の写し（税務署受理印のあるもの）
－預金残高証明書
・住民票（世帯全員の続柄が記載されているもの）
・（外国人の方のみ）
－有効な在留カード又は、特別永住者証明書の表裏コピー
－住民票（マイナンバー、住民票コード以外の記載事項が省略されていないもの
－パスポートのコピー（身分事項、出入国、在留許可関係ページ）
マルちゃんの一言
マルちゃんの場合は、婚約者を招へいする際に、家族である母親に会うことで書類を作成しました。そこで、母親は同居をしているのですが、別世帯になっており、マルちゃんの住民票には母親のことが記載されないので、母親の証明に別世帯である母親の住民票を添付致しました。とにかくビザ申請時に審査官が疑問を持たない、納得してもらえる書類を心がけて下さい。
※この記事を読まれた方は、ぜひ下記の記事も合わせて読んでみてください。
ベトナム人との国際結婚の手続き
短期滞在ビザ（親族・知人訪問）の申請！お相手を家族に紹介
在ベトナム日本大使館提出、英語記入だから二人で協力して！短期ビザ申請書の書き方